Мои проекты просто «разрывают» время, а мне пока слабо получается совладать с 3 задачами на день. Охото прям одну на день. Чтобы ранний отбой, ранний подъём, тренировки и полноценный трудовой день, вместо огрызков, как есть сейчас. Как вы решаете эту проблему?Ответ
У меня объем задач куда больше, чем три на день. Я руковожу творческими командами 15 лет. Это были и команды дизайнеров из 5 человек, и 45 копирайтеров, дизайнеров и разработчиков, как сейчас. Помимо задач бизнеса, который меня нанимает сейчас, я развиваю свою школу, преподаю в другой школе и раз в год выпускаю новый курс.
При этом я никогда не считал, что успеваю хоть что-то. Мой рабочий день сейчас и тогда на фрилансе состоит из урывков. Оценить, насколько эффективно я расходую время, я смог только недавно, оглядываясь на результат многолетней практики.
Думаю, первый шаг к эффективному тайм-менеджменту — это понять, что эффективного тайм-менеджмента не существует. Вам придется решать много задач в течении дня, даже если вы фрилансер-одиночка с единственным заказом на весь месяц. Потому что, как верно написано в вопросе, помимо работы есть личная жизнь, тренировки, желание поесть и поспать. Это тоже задачи, которые приходится ежедневно решать.
Я не придерживаюсь никаких методик селф-менеджмента, но накопил несколько наблюдений, как снизить хаос в делах.Сделай из всего привычку
Возьмем для примера, тренировки. Последние два года я занимаюсь йогой два раза в неделю, а летом еще плаваю по утрам. Приезжаю к одному и тому же тренеру в одно время и плаваю одним маршрутом. Эти привычки помогают не думать о тренировке как специальной задаче, которую я должен решить. Мозг освобожден от необходимости думать, хочется ли мне ехать, что одеть, во сколько выехать. Так у меня появилось дополнительное время на фоновые размышления о том, что сегодня написать в чате, какой сценарий отправить в продакшен и какой задаче уделить больше времени днем. На работу я приезжаю уже с планом действий.
Обед и сон — тоже привычки, на которые я не трачу мозговую активность. Заказываю еду в одном из десятка проверенных мест. А моим сном управляют дети, которые могут не лечь спать вовремя. Так что я даже не берусь это контролировать)Намазывай задачи тонким слоем
Если посмотреть мое расписание на день, то это слоёный бутерброд из задач, каждая из которых занимает не больше часа. Я всего намазываю по чуть-чуть. Если на статью надо три часа, то я буду писать ее три дня по часу.
Есть минус — на переключение между задачами требуется время. Иногда бывает, что за час я только успеваю войти в состояние потока, а уже пора переключаться на другую задачу. Иногда я ворую время у следующей задачи. Но чаще останавливаю себя, потому что завтра тот же мозг будет продолжать писать ту же статью теми же руками. Ничего страшного не случится, если я прервусь на сутки.
Зато при таком подходе я научился входить в состояние потока быстрее и в любой обстановке: орущие дети за стеной, болтливые коллеги за столом, потные соседи в электричке.
Но высота бутерброда ограничена размером рта. Как ни старайся все успеть, многие незначительные задачи приходится убирать. Например, оповещения.Отключи оповещения
Они крадут время на более важные дела и переключение между задачами. Поэтому новости и чаты я читаю по вечерам, если остается время после более приоритетных дел: работы, семьи и учебы. Телефон сейчас подсказал мне, что я читаю Инстаграм 3 минуты в неделю. Красавчик!Оставь три рабочие задачи на день
Накануне вечером или утром я выбираю три важные задачи трех разных типов. Почему три? Просто красивое число. Без заумных методик. Так вышло, что в течении рабочего времени я переключаюсь между тремя ролями: менеджер, специалист, преподаватель:
- Менеджер решает задачи, которых я жду от других. Про это следующий пункт.
- Специалист делает что-то своими руками и решает задачи, которые кто-то ждет от него.
- Преподаватель пишет эту статью, развивает школу, общается с учениками, настраивает сайт и платит налоги.
Вначале запусти параллельные процессы
Когда начинаешь день со свежей головой, хочется сразу погрузиться в любимое дело. Договора, переписка, планирование встреч кажутся скучными делами, которые можно сделать вечером, когда соображаешь хуже.
Но это не продуктивно. Вначале стоит запустить задачи, которые будут делать другие люди, пока ты будешь делать что-то другое.
Если хочешь получить оплату побыстрее, то стоит отправить подписанные документы как можно раньше, потому что без них бухгалтер не оплатит. Если хочешь через месяц получить новый заказ, то стоит сегодня написать старым клиентам, что ты освобождаешься через месяц, чтобы они начали готовить задачу. Если ведешь два проекта одновременно, то пока один клиент думает над твоими идеями, ты решаешь задачу второго.
Встречи с заказчиками и коллегами — моменты, в которые ты можешь запустить параллельные процессы. Если ты откладываешь презентацию для клиента, то откладываешь момент запуска размышлений клиента. Чем позже он примет решение, тем позже ты получишь оплату. Если ты переносишь встречу в коллегами, то проект останавливается, пока вы не обсудите то, что мешает команде продолжить параллельно выполнять свои задачи.Планируй на тот период, которым ты реально управляешь
Третий понедельник января называется Blue Monday и считается самым грустным днем в году, так как это день «пробуждения от иллюзий». Многие планируют начать год по-новому, но в третий понедельник января осознают, что ничего не сделали для этого.
Никогда не ставил себе годовых планов. Даже на неделю сложно планировать, учитывая количество задач и людей, с которыми я общаюсь. Зато один день мне под силу контролировать. Накануне вечером я знаю, чем займусь завтра.
Если прошлую неделю я руководствовался предыдущим принципом и заранее назначал встречи и дедлайны, то сегодня у меня уже скопилось достаточно дел, чтобы не суетится, а следовать плану.
Приоритеты моих задач на день:
- Утром йога, плавание, прогулка до офиса.
- До обеда поручаю задачи другим, чтобы запустить параллельные процессы.
- Днем решаю задачи как специалист.
- Вечером уделяю время семье.
- Вечером, чаще ночью, занимаюсь школой и учениками.
- Читаю новости и посещаю сецсети😴
Одним словом
Удивительно, но мне удалось структурировать свой опыт самоменеджмента. Думал, я хуже управляюсь со своим временем. Это только доказывает, что важно заводить привычки. Я просто когда-то сознательно начал отключать уведомления по утрам, и теперь делаю это автоматически. Однажды поставил себе правило вначале запускать задачи параллельно, а потом делать свои, и теперь без лишних размышлений сортирую дела по этому приоритету. Два года назад перетерпел лень и мучение от ранних подъемов для йоги, и теперь просыпаюсь в нужное время без будильника.
Короткий ответ на вопрос — заводите привычки. Главное, не привыкайте к плохому. Иначе можно всю жизнь работать в пыльном подвале и думать, что это нормально. Для этого иногда спрашивайте себя: а как у других?